Et si vous pouviez automatiser votre OF de A à Z avec un logiciel de gestion pour organisme de formation ?
En effet, la gestion d’un organisme de formation ne se limite pas à créer des programmes pédagogiques et à trouver des clients. Entre les conventions, les convocations, les feuilles d’émargement, les attestations, la facturation et les exigences liées à Qualiopi, les tâches administratives peuvent rapidement devenir chronophages.
Comment gagner du temps tout en conservant une gestion rigoureuse de son activité ?
C’est la question que j’ai abordée avec Jérôme Boulesteix, président de Formdev, lors d’une interview accompagnée d’une démonstration de Formdev de son logiciel de gestion dédié aux organismes de formation. Découvrez comment automatiser votre organisme de formation de A à Z …
Après avoir dirigé lui-même un organisme de formation pendant une vingtaine d’années, Jérôme a développé Formdev pour répondre aux difficultés qu’il avait rencontrées sur le terrain.
Dans cet article, nous allons découvrir les fonctionnalités de Formdev, ses possibilités d’automatisation, sa gestion de Qualiopi, son approche de la facturation électronique et son intégration avec LearnyBox.
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1. Qu’est-ce que Formdev ?
Formdev est un logiciel de gestion pour organisme de formation, formateur indépendant et CFA.. Il a été conçu pour centraliser les différentes opérations nécessaires au fonctionnement d’une activité de formation professionnelle.
Contrairement à un CRM généraliste, qui se concentre principalement sur la relation client et le suivi commercial, Formdev prend en compte les particularités du métier de formateur et les contraintes administratives liées aux formations.
Le logiciel couvre notamment plusieurs domaines :
- La gestion commerciale et le suivi des prospects.
- La gestion des clients, des apprenants et des financeurs.
- La création et la gestion des programmes et des sessions de formation.
- La génération de documents administratifs.
- La gestion des inscriptions et des dossiers.
- Le suivi pédagogique et les évaluations.
- L’émargement et les attestations.
- La facturation et le suivi financier.
- Le pilotage de l’activité.
- Le suivi des indicateurs qualité et des éléments de preuve liés à Qualiopi.
L’objectif est de limiter les ressaisies et d’éviter de multiplier les outils pour gérer chaque étape du parcours d’une formation.
Qui est Jérôme Boulesteix, président de Formdev ?
Jérôme Boulesteix connaît les problématiques des organismes de formation pour les avoir vécues directement.
À la fin des années 1990, il crée un centre de formation qu’il dirige pendant une vingtaine d’années. L’entreprise se développe progressivement jusqu’à atteindre environ 400 salariés.
Après avoir cédé cette activité, il accompagne des centres de formation dans leur développement. Il constate alors que beaucoup d’entre eux travaillent encore essentiellement avec Word et Excel pour gérer leurs opérations administratives.
Il décide donc de développer un outil métier adapté à leurs besoins.
Associé à Olivier, ancien directeur des systèmes d’information de son entreprise, il lance la première version de Formdev en 2016.
Lors de notre interview, Jérôme indique que l’entreprise compte alors 17 collaborateurs et que sa solution est utilisée par environ 1 000 organismes de formation et 3 000 utilisateurs au quotidien.
Cette expérience du terrain explique l’orientation de Formdev : automatiser les tâches administratives répétitives afin que les équipes puissent se concentrer davantage sur la pédagogie et le développement commercial.
2. Pourquoi utiliser un logiciel spécialisé pour son organisme de formation ?
Un organisme de formation doit gérer un ensemble d’opérations qui s’enchaînent avant, pendant et après chaque formation.
Il faut contractualiser avec les clients, inscrire les apprenants, organiser les sessions, envoyer les convocations, suivre les présences, recueillir les évaluations et transmettre les documents de fin de formation.
À cela s’ajoutent la facturation, le suivi des règlements et la préparation des données nécessaires au bilan pédagogique et financier (BPF).
Utiliser plusieurs logiciels indépendants peut rendre cette organisation plus complexe.
Par exemple, les informations d’un apprenant peuvent être saisies dans un tableur, puis recopiées dans un logiciel de facturation et dans une plateforme e-learning. Cette multiplication des saisies augmente le temps de gestion et le risque d’erreurs.
Quelle différence entre Formdev et un CRM généraliste ?
Un CRM classique permet notamment de gérer des contacts, des prospects, des devis et des opportunités commerciales.
Mais la gestion d’une formation nécessite également de prendre en compte :
- Les dates de début et de fin.
- Les programmes et les modules pédagogiques.
- Les intervenants et les ressources.
- Les inscriptions et les plannings.
- Les évaluations et les questionnaires.
- Les documents réglementaires.
- Les données financières propres à chaque session.
- Les informations nécessaires au BPF.
Formdev a été conçu autour de ce fonctionnement métier, c’est un logiciel de gestion pour organisme de formation, formateur indépendant et CFA.
Les informations saisies tout au long de l’année peuvent ainsi être réutilisées pour d’autres opérations, notamment le suivi des formations, la gestion financière et la préparation des indicateurs de l’organisme.
3. Automatiser les tâches administratives d’un organisme de formation
L’une des fonctionnalités les plus intéressantes présentées par Jérôme est l’automatisation des communications et des opérations répétitives.
Le principe consiste à paramétrer des actions en fonction de la date de démarrage d’une formation ou d’une étape du parcours de l’apprenant.
Une fois ces règles configurées, Formdev peut déclencher les actions prévues sans que l’équipe ait besoin de les réaliser manuellement à chaque session.
Exemple d’automatisation d’une session de formation
Voici quelques exemples évoqués pendant la démonstration :
- J-20 : envoi automatique des convocations.
- J-10 : envoi d’un questionnaire de positionnement ou d’analyse des prérequis.
- J-5 : envoi du livret pédagogique.
- J-1 : rappel de convocation par SMS.
- À la fin de la formation : envoi du questionnaire de satisfaction.
- Après la formation : envoi d’un message de remerciement et demande d’avis.
- Après la session : rappel au formateur pour qu’il retourne le dossier pédagogique complété.
Ces délais sont des exemples présentés lors de l’interview. Ils peuvent être adaptés aux processus et aux besoins de chaque organisme.
L’intérêt est de définir un processus réutilisable plutôt que de recommencer les mêmes opérations à chaque nouvelle session.
Personnaliser les automatisations
Formdev permet également de paramétrer des modèles de documents et des séquences de communication.
Un organisme peut ainsi adapter ses convocations, ses emails et ses questionnaires à son fonctionnement.
L’objectif n’est pas de supprimer tout contrôle humain, mais de réduire les interventions manuelles sur les tâches récurrentes.
Comme l’explique Jérôme pendant l’interview, le but est de permettre aux collaborateurs de consacrer davantage de temps aux activités à valeur ajoutée.
4. Créer et gérer une session de formation avec Formdev
La démonstration permet de découvrir le fonctionnement du logiciel à partir de son élément central : la session de formation.
La création est guidée par plusieurs étapes.
L’utilisateur peut notamment sélectionner :
- Le mode d’organisation de la formation.
- La société organisatrice.
- Le programme de formation.
- Les dates de début et de fin.
- Le nombre d’heures et de jours.
- Les paramètres et les automatisations associés au programme.
Formdev prend en charge différents modes d’organisation, notamment les formations interentreprises, intra-entreprises, les formations destinées aux particuliers et les formations en ligne.
Une fois la session créée, l’organisme peut ajouter les intervenants, organiser le planning, affecter les ressources et inscrire les participants.
Les informations sont ensuite utilisées pour les opérations suivantes : suivi pédagogique, convocations, évaluations, documents administratifs et facturation.
Un tableau de bord pour suivre les actions à réaliser
L’accueil de Formdev présente un centre de contrôle avec les opérations à traiter.
Pendant la démonstration, Jérôme montre notamment des alertes concernant les devis en attente, les inscriptions à compléter, les apprenants à convoquer, les dossiers à financer et les factures à valider.
Les tableaux de bord peuvent être personnalisés afin de mettre en avant les indicateurs utiles à chaque utilisateur.
Ce fonctionnement permet de repérer plus facilement les actions en attente et les dossiers qui nécessitent une intervention.
5. Qualiopi : centraliser les indicateurs et les éléments de preuve
La certification Qualiopi représente un enjeu important pour les organismes de formation qui souhaitent accéder aux financements concernés.
La préparation des audits implique de suivre différents indicateurs et de conserver les éléments de preuve nécessaires.
Les documents et informations sont produits à différentes étapes du parcours : contractualisation, convocations, évaluations, satisfaction, suivi des compétences et fin de formation.
Lorsque ces éléments sont dispersés dans plusieurs outils ou dossiers, leur récupération peut devenir fastidieuse.
Comment Formdev facilite-t-il le suivi qualité ?
Pendant la démonstration, Jérôme présente les fonctionnalités de suivi qualité de Formdev.
Les informations saisies dans le logiciel peuvent alimenter les indicateurs correspondants. L’organisme peut également ajouter des éléments de preuve complémentaires, comme des commentaires, des liens, des documents ou des archives.
L’objectif est de centraliser les informations utiles et de faciliter leur consultation lors de la préparation d’un audit.
Formdev propose ainsi un environnement destiné à suivre les indicateurs qualité et à retrouver les éléments associés.
Attention : un logiciel ne garantit pas, à lui seul, l’obtention ou le maintien de la certification Qualiopi. L’organisme reste responsable de ses pratiques, de la qualité de ses formations et de la conformité de ses processus.
6. Piloter son organisme de formation grâce aux indicateurs financiers
Au-delà de la gestion administrative, Formdev propose des fonctions de pilotage permettant de suivre l’activité de l’organisme.
Jérôme présente notamment le calcul de la marge au niveau d’une session de formation.
Calculer la marge d’une session
Pendant la démonstration, il montre un exemple dans lequel une session génère un chiffre d’affaires de 1 040 euros, mais affiche une marge négative de 1 470 euros.
Ce type d’information permet au dirigeant de repérer rapidement une session qui nécessite une décision.
Faut-il lancer une action commerciale pour trouver davantage de participants ? Faut-il revoir l’organisation ou les coûts ? La session est-elle économiquement viable ?
Le fait de disposer de ces données au même endroit facilite l’analyse de l’activité.
Les tableaux de bord peuvent également être personnalisés pour afficher des indicateurs comme le taux d’absence ou d’autres informations utiles au suivi des sessions.
L’objectif est de ne pas se limiter à la gestion administrative, mais de disposer d’informations pour mieux piloter son organisme de formation.
7. Formdev et la facturation électronique
La facturation électronique est un sujet important pour les entreprises françaises, y compris les organismes de formation.
Lors de notre interview, Jérôme explique que Formdev a développé des fonctionnalités destinées à l’émission et à la réception des factures électroniques.
Comment fonctionne la facturation électronique dans Formdev ?
Dans la démonstration, Jérôme présente la création d’un mandat à partir de la fiche de la société. Cette opération permet d’activer le dispositif de facturation électronique selon le fonctionnement présenté par Formdev.
Il explique ensuite que les utilisateurs peuvent gérer leurs factures dans l’application.
Pour l’émission, le logiciel permet de générer les factures liées aux formations et de choisir le mode d’envoi disponible selon la situation.
Pour la réception, les factures électroniques reçues peuvent être consultées dans l’environnement financier de Formdev.
Associer les dépenses aux sessions de formation
Un autre intérêt présenté pendant l’interview concerne le pilotage financier.
Les factures des sous-traitants, notamment celles correspondant aux interventions et aux frais de déplacement, peuvent être imputées à une session de formation.
Cela permet d’affiner le calcul de la marge en rapprochant les recettes et les dépenses associées à une session.
La facturation électronique ne concerne donc pas seulement l’envoi des factures : elle peut également s’inscrire dans une gestion financière plus centralisée.
Les modalités exactes de mise en œuvre, les conditions d’activation et les obligations applicables à chaque entreprise sont à vérifier auprès de Formdev et des interlocuteurs compétents.
8. Formdev et LearnyBox : connecter la gestion administrative au e-learning
Le partenariat entre Formdev et LearnyBox est un autre sujet important de notre interview.
Les deux solutions répondent à des besoins complémentaires.
LearnyBox est notamment utilisé pour le marketing digital, la vente de formations en ligne, la création de tunnels de vente, les webinaires et la diffusion de contenus pédagogiques.
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Formdev se concentre sur la gestion globale de l’organisme de formation, notamment les processus administratifs, financiers et qualité.
L’objectif de l’intégration est de connecter ces deux environnements sans multiplier les ressaisies.
Synchroniser les inscriptions et les données de formation
Jérôme explique qu’il est possible d’associer des modules LMS à un programme de formation dans Formdev.
Lorsqu’une session est créée et que des participants y sont inscrits, les inscriptions peuvent être transmises à LearnyBox.
La plateforme e-learning prend alors le relais pour la diffusion des contenus.
Les données liées au suivi des formations, notamment les temps de connexion et les résultats aux quiz, peuvent ensuite être remontées vers Formdev.
Ces informations peuvent être utilisées dans la continuité du processus administratif et pédagogique.
L’objectif est de centraliser le suivi des formations, jusqu’aux attestations, à la facturation et à la préparation du bilan pédagogique et financier.
Récupérer les ventes réalisées sur LearnyBox
L’intégration fonctionne également dans l’autre sens pour les ventes concernées.
Jérôme explique que les ventes réalisées dans LearnyBox qui correspondent à une activité de formation professionnelle peuvent être transmises à Formdev afin de gérer la partie administrative associée.
Cela peut être particulièrement intéressant pour un entrepreneur qui commercialise des formations en ligne et développe parallèlement une activité d’organisme de formation.
À quel moment adopter Formdev lorsqu’on utilise LearnyBox ?
Pour Jérôme, il est intéressant de mettre en place un outil de gestion métier dès que l’on commence à exercer officiellement son activité d’organisme de formation.
Attendre plusieurs années peut entraîner une reprise de données historiques, notamment pour reconstituer les informations nécessaires au BPF ou préparer un audit.
Mettre en place son organisation dès le départ permet de structurer progressivement ses processus et d’éviter une partie des ressaisies ultérieures.
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9. L’intelligence artificielle dans Formdev
L’intelligence artificielle fait également partie des évolutions présentées par Jérôme.
Pendant l’interview, il explique que Formdev travaille sur sa propre IA, avec l’objectif de proposer des fonctions utiles aux utilisateurs plutôt que d’ajouter de l’IA simplement pour suivre une tendance.
Plusieurs usages sont évoqués.
Analyser les questionnaires de satisfaction
L’IA doit notamment permettre d’analyser les réponses aux questionnaires de satisfaction et de faire ressortir des axes d’amélioration.
Ces analyses pourraient ensuite contribuer au suivi des indicateurs qualité.
Aider les utilisateurs à naviguer dans le logiciel
Jérôme évoque également un chatbot destiné à guider les utilisateurs dans Formdev et dans les espaces associés, notamment ceux des formateurs, des clients et des apprenants.
Accompagner les apprenants
Un autre usage envisagé consiste à permettre aux apprenants d’interroger une IA à partir de contenus pédagogiques fournis par leur organisme.
L’objectif est de proposer une assistance qui s’appuie sur les ressources pédagogiques propres à chaque client.
Ces fonctionnalités sont présentées comme des développements en cours ou des évolutions prévues au moment de l’interview. Il convient donc de vérifier auprès de Formdev lesquelles sont effectivement disponibles aujourd’hui.
10. Formdev est-il un logiciel tout-en-un pour les organismes de formation ?
L’une des questions que j’ai posées à Jérôme concerne la possibilité de gérer l’ensemble de son activité avec Formdev sans devoir ajouter plusieurs autres logiciels.
Sa réponse est que Formdev couvre aujourd’hui la quasi-totalité des besoins des structures qu’il accompagne, des petites équipes aux organismes de grande taille.
Certaines organisations peuvent néanmoins avoir besoin d’outils complémentaires pour des usages spécifiques ou des analyses de données plus poussées.
Le logiciel permet notamment de réunir la gestion commerciale, administrative, pédagogique, financière et qualité dans un même environnement.
Cela ne signifie pas que tous les organismes pourront se passer de tout autre outil. Le besoin dépendra notamment de leur organisation, de leurs méthodes de travail et de leurs outils existants.
Le bon réflexe consiste donc à présenter son fonctionnement actuel à l’équipe Formdev et à vérifier que les fonctions proposées couvrent les besoins prioritaires.
11. Combien coûte Formdev et peut-on le tester gratuitement ?
Pendant l’interview, Jérôme explique que Formdev propose un essai gratuit de 15 jours, sans carte bancaire selon les modalités présentées lors de l’enregistrement.
Il indique également que les utilisateurs peuvent demander une démonstration privée avec un membre de l’équipe commerciale afin de poser leurs questions et découvrir le logiciel en fonction de leur situation.
Concernant le tarif, il évoque plusieurs offres, notamment pour les formateurs indépendants et les petites équipes. Le prix dépend de la formule et des besoins de l’organisme.
Pour connaître les tarifs en vigueur et les conditions actuelles de l’essai, le plus simple est de consulter le site officiel.
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12. Notre avis sur Formdev : logiciel de gestion pour organisme de formation
Cette démonstration permet de comprendre l’intérêt d’un logiciel métier pour gérer un organisme de formation.
Le principal point fort de Formdev est son approche centralisée : les informations saisies pour une session peuvent être réutilisées dans les processus administratifs, pédagogiques, financiers et qualité.
L’automatisation des convocations, des questionnaires et des rappels constitue également un levier intéressant pour réduire les tâches répétitives.
Le suivi des indicateurs qualité et le calcul de la marge par session apportent une dimension supplémentaire : le logiciel ne sert pas uniquement à produire des documents, il contribue aussi au pilotage de l’activité.
Enfin, l’intégration avec LearnyBox mérite l’attention des entrepreneurs qui associent vente de formations en ligne et activité d’organisme de formation.
Avant de choisir Formdev, je recommande toutefois de demander une démonstration personnalisée, de vérifier les fonctionnalités correspondant à votre activité et de comparer les offres selon vos besoins.
Un formateur indépendant qui sous-traite ses interventions n’aura pas nécessairement les mêmes attentes qu’un organisme qui gère plusieurs dizaines de formateurs, des centaines d’apprenants ou plusieurs dispositifs de financement.
Conclusion : automatiser l’administratif pour se concentrer sur son activité
La gestion d’un organisme de formation demande de nombreuses opérations qui se répètent à chaque session. Lorsqu’elles sont réalisées manuellement, elles peuvent mobiliser une part importante du temps des équipes.
Formdev cherche à répondre à cette problématique en centralisant les données et en automatisant une partie du processus, de la gestion commerciale au suivi administratif, pédagogique et financier.
La démonstration de Jérôme Boulesteix met notamment en avant les automatisations, les indicateurs qualité, le calcul de la marge par session, la facturation électronique et l’intégration avec LearnyBox.
Si vous souhaitez structurer votre organisme de formation ou réduire le temps consacré à la paperasse, Formdev mérite d’être étudié.
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FAQ – Formdev, logiciel de gestion pour organisme de formation
Qu’est-ce que Formdev ?
Formdev est un logiciel spécialisé dans la gestion des organismes de formation. Il regroupe des fonctions commerciales, administratives, pédagogiques, financières et qualité.
À qui s’adresse Formdev ?
La solution s’adresse aux formateurs indépendants, aux petites équipes, aux OF (organismes de formation) de taille plus importante et aux CFA, avec des offres adaptées à différentes structures.
Formdev permet-il d’automatiser les convocations ?
Oui. Le logiciel permet de paramétrer des séquences d’automatisation qui peuvent notamment déclencher l’envoi de convocations, de questionnaires, de rappels et de messages selon le calendrier d’une formation.
Formdev aide-t-il à gérer Qualiopi ?
Formdev propose des fonctions de suivi des indicateurs qualité et de centralisation des éléments de preuve. Le logiciel facilite la préparation des audits, mais ne garantit pas à lui seul l’obtention de la certification.
Peut-on calculer la rentabilité d’une session de formation ?
Formdev propose des indicateurs de pilotage, notamment le calcul de la marge par session, afin d’aider les responsables à suivre leurs recettes et leurs dépenses.
Formdev est-il compatible avec LearnyBox ?
Une intégration entre Formdev et LearnyBox permet notamment de transmettre des inscriptions et de récupérer certaines données de suivi e-learning. Les possibilités exactes sont à confirmer selon la configuration utilisée.
Formdev prend-il en charge la facturation électronique ?
Lors de l’interview, Jérôme Boulesteix présente des fonctions d’émission et de réception des factures électroniques. Il est recommandé de vérifier les modalités d’activation et les conditions applicables à son entreprise auprès de Formdev.
Peut-on essayer Formdev gratuitement ?
Lors de l’interview, Jérôme présente un essai gratuit de 15 jours sans carte bancaire, ainsi que la possibilité de demander une démonstration privée. Consultez le site officiel pour vérifier les conditions actuelles.
Quel est le code apporteur d’affaires Entrepreneur Formation ?
Le code à renseigner est K9ENT4HFORM7. Il doit être indiqué lors de la demande de devis ou de l’abonnement, conformément aux conditions du partenariat.
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Vous pouvez consulter les offres et demander une démonstration sur cette page de notre partenaire Formdev.
À propos de cette présentation : cet article s’appuie sur une interview et une démonstration réalisées avec Jérôme Boulesteix, président de Formdev. Entrepreneur Formation dispose d’un partenariat d’apporteur d’affaires avec Formdev. Pensez à utiliser le code K9ENT4HFORM7 pour être identifié comme venant de notre site.
